Escritório 4.0: a colaboração a serviço do negócio

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|Por Daniel Andriolo, pré-vendas generalista da 2S|

Como dar início ao esquema de home office e as ferramentas que existem hoje para sustentar esse modelo, como vídeo e audioconferência

Quantas vezes, no último ano, você ouviu falar sobre colaboração? Do lançamento de novos smartphones e a popularização da banda larga, até o surgimento dos servidores de cloud computing, muita coisa mudou na forma de acessar e processar informações. Consequentemente, a maneira de trabalhar também se transformou. O que antes dependia de reuniões presenciais para ser debatido acontece hoje, sem barreiras, com o uso da tecnologia – não importa onde as pessoas estejam. Assim, o conceito de colaboração ganha força.

No ano passado, a empresa americana Automattic, dona da plataforma de blogs WordPress, chamou atenção por tomar uma medida aparentemente um tanto radical: fechar o escritório em São Francisco (EUA) e permitir que seus mais de 500 funcionários trabalhassem de onde quisessem. A decisão veio porque, com o trabalho remoto como opção, só em torno de cinco pessoas frequentavam o escritório – um espaço de 1.400 metros – por dia.

Entre as ferramentas que permitem essa nova realidade há desde as conferências por áudio e vídeo e aplicativos de colaboração por times com recursos de chat persistentes, até a integração com lousas interativas para prover a experiência de quadro de anotações. Tudo isso realizado de forma intuitiva pelos usuários a partir de alguns toques na tela, seja por meio de serviços hospedados nos data centers corporativos (On-Premises) seja em clouds públicas. Mas para que todo o aparato tecnológico funcione, é preciso contar com uma infraestrutura flexível e robusta de redes e computação que se adapte da melhor forma possível para atender aos usuários que, a cada dia, são mais móveis e dinâmicos, para que possam realizar suas atividades de onde estiverem.

Mas é importante ter em mente que não se trata apenas de fornecer tecnologias, e sim de uma mudança cultural para a qual toda a empresa deve estar preparada. Assim, antes de aderir a qualquer ferramenta, RH, marketing, TI e todas as áreas de negócio precisam trabalhar juntos. À área de recursos humanos cabe a missão de conscientizar os funcionários sobre o novo modelo de trabalho e fazê-los entender que os resultados continuam e são ainda mais importantes nessa nova fase. Investir em treinamentos sobre o tema e elaborar um manual de boas práticas no home office também são estratégias essenciais. O desempenho passa a ser medido por resultados e não por horas trabalhadas, por exemplo. Já a área de marketing assume a divulgação sobre as mudanças, enquanto a TI escolhe as tecnologias e aplicativos que mais se adequam ao perfil da empresa.

Ou seja, se a cultura da empresa não acompanhar a tecnologia, nada feito.